Ihre Rolle

Effizientes Office-Management und wirksame Durchführung allgemeiner administrativer Aufgaben für den Leiter und das Team des Bereichs Corporate Auditing & Risk Management
Planung und Organisation von Dienstreisen im In- und Ausland (inkl. Visa, Pass und Zollangelegenheiten) sowie Erfassung, Abrechnung und Überwachung der Reisekosten
Administrative Verantwortung für das technische und organisatorische Onboarding neuer Mitarbeiter (u.a. Arbeitsplatz, Bestellung und Bereitstellung von Equipment)
Verantwortung für das interne und externe Bestellwesen
Vertragsmanagement und Kostenüberwachung der Abteilung inkl. der Auftrags- und Zahlungsabwicklung mit externen Dienstleistern
Selbstständige Administration und Organisation von Abteilungsangelegenheiten u.a. SAP Abwicklung, Rückstellungen, Koordination und Organisation von Workshops und Veranstaltungen (auch online)
Absicherung der Organisationspflichten für den Bereich und Organisation von verpflichtenden Aktivitäten (z.B. Arbeitssicherheit, Geräteprüfung, Korrekturen) und Pflege von Nachweisen und Datenbanken (z.B. Quentic)
Kommunikation und Zusammenarbeit mit internen und externen Schnittstellen im Assistenzbereich so wie die Unterstützung und Mitwirkung bei abteilungsinternen Projekten und der Umsetzung der Strategie

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische / betriebswirtschaftliche Ausbildung, eine aufgabenspezifischen Zusatzqualifikation (z.B. Managementassistenz) ist wünschenswert
Sie sind gerne in einer Assistenzfunktion tätig und haben Freude am Austausch und in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit mit anderen Kolleginnen und Kollegen
Gute Kenntnisse ZEISS und gute Vernetzung in der Organisation durch mehrjährige Berufserfahrung in einem anspruchsvollen Assistenzumfeld (Vorstand, Geschäfts- bzw. Bereichsleiterebene) bei ZEISS
Sicherer und routinierter Umgang mit wesentlichen ZEISS Office Anwendungen (SAP, Office365, Miro, Quentic, usw.) und der Zusammenarbeit im mobilen und bürogebundenen Arbeiten
Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, strukturiert und sicher
Sie besitzen zudem einen hohen Grad an Zuverlässigkeit
Nachgewiesene eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise gepaart mit einem hohen Grad an Zuverlässigkeit und einem vertraulichen Umgang mit sensiblen Sachverhalten
Freude an interkultureller und bereichsübergreifender Zusammenarbeit
Begeisterung für komplexe administrative Aufgaben und, auch in Konfliktsituationen, sicherer Kommunikation in deutscher und englischer Sprache.
Sichere Kommunikation in Deutsch & Englisch in Wort und Schrift

Your ZEISS Recruiting Team:
Andre Grunzel

Management Assistenz (m/w/x) im Bereich Corporate Auditing & Risk Management