Assistenz (m/w/d) für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes

Die Große Kreisstadt Ehingen (Donau) mit rund 28.000 Einwohnern verbindet Tradition und Moderne. Als dynamischer Wirtschaftsstandort und attraktiver Wohnort bietet sie starke Unternehmen, moderne Schulen, vielfältige Kultur- und Freizeitmöglichkeiten sowie eine intakte Umwelt mit hohem Wohlfühlfaktor.

Wir suchen für das Vorzimmer der Amtsleiterin unseres Haupt- und Personalamtes eine

Assistenz (m/w/d)

unbefristet in Vollzeit.

Sie wünschen sich:

• eine vielseitige und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten, aufgeschlossenen und leistungsstarken Team,

• einen krisensicheren Arbeitsplatz,

• eine Anstellung in einem Beschäftigungsverhältnis nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bis Entgeltgruppe 7 TVöD,

• eine betriebliche Altersvorsorge,

• eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf, u.a. durch sehr flexible Arbeitszeiten,

• eine Jahressonderzahlung und eine Leistungsprämie,

• qualifizierte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,

• einen Zuschuss zum ÖPNV (Jobticket) und Fahrradleasing sowie

• vielfältige Angebote im Rahmen des betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Das Aufgabengebiet umfasst schwerpunktmäßig:

• allgemeine Sekretariats- und Assistenzaufgaben, insbesondere die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, E-Mail-Korrespondenz, die Kalenderpflege sowie die Organisation und Koordination von Terminen,

• die Betreuung und Pflege des elektronischen Zeiterfassungssystems ZeusX, insbesondere die Verwaltung von Arbeitszeit-, Urlaubs- und Fehlzeitkonten innerhalb der Stadtverwaltung,

• die Erstellung, Bearbeitung und Ablage von Dokumenten sowie die Pflege des Dokumentenmanagementsystems,

• die Unterstützung und eigenständige Mitarbeit bei Projekten in Zusammenarbeit mit der Amtsleitung,

• zentrale Anlaufstelle für interne und externe Anfragen mit entsprechender Koordination und Weiterleitung sowie

• die Mitwirkung beim Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender.

Eine Änderung des Aufgabengebiets bleibt vorbehalten.

Wir wünschen uns:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) / Bürokaufmann (m/w/d) / Kaufmann für Bürokommunikation (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation,

• einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich, idealerweise in einer vergleichbaren Tätigkeit als Assistenz oder im Sekretariatsbereich,

• sehr gutes schriftliches und mündliches Ausdrucksvermögen sowie fundierte Rechtschreibkenntnisse,

• gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (insbesondere Word, Outlook, Excel und PowerPoint) sowie idealerweise Erfahrung mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen,

• ein hohes Maß an Leistungsbereitschaft, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit,

• eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, sehr gutes Zeit- und Organisationsmanagement,

• Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres, freundliches und serviceorientiertes Auftreten sowie

• hohe Flexibilität und Belastbarkeit.

Wir hoffen Ihre Aufmerksamkeit geweckt zu haben und freuen uns auf Ihre Bewerbung online über unser Karriereportal www.ehingen.de/karriere bis spätestens 26.04.2026.

Weitere Auskünfte erteilen Ihnen gerne Frau Gihr-Kneißle (Leiterin des Haupt- und Personalamts, Tel.: 07391/503-110) oder Frau Fischer (Leiterin des Sachgebiets Personal, Tel.: 07391/503-111).