30.000 € für unterlassene Arbeitszeitaufzeichnungen? Tägliches Risiko eines Arbeitgebers

1. Werktägliche Arbeitszeit

Die werktägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer darf 8 Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu 10 Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder innerhalb von 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Insoweit beläuft sich die wöchentliche Höchstarbeitszeit auf max. 60 Stunden, da als Werktage alle Wochentage mit Ausnahme von Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen gelten. Im Schnitt dürfen aber nicht mehr als 8 Stunden pro Werktag gearbeitet werden, also maximal im Schnitt 48 Stunden pro Woche, § 3 ArbZG.

2. Aufzeichnungspflichten

§ 16 Abs. 2 ArbZG bestimmt, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 ArbZG hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und darüber hinaus ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 ArbZG eingewilligt haben.

3. Ordnungswidrigkeit

Ein Arbeitgeber, der gegen die Bestimmung des § 16 Abs. 2 ArbZG verstößt, handelt ordnungswidrig im Sinne des § 22 Abs. 1 Ziff. 9 ArbZG mit der Folge, dass eine Geldbuße von bis zu 30.000 € für einen solchen Verstoß verhängt werden kann. Grund genug, die Aufzeichnungspflichten ernst zu nehmen.

4. Was ist zu tun?

a) Inhalt der Arbeitszeitaufzeichnungen

Aufzeichnungspflichten beginnen, sobald der Beschäftigte an einem Werktag mehr als 8 Stunden arbeitet. Daraus folgt, dass Arbeitszeiten, die an Sonn- und Feiertagen geleistet werden, vollständig erfasst werden müssen. Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 14.05.2019 - C - 55/18 entschieden, dass aufgrund der europäischen Richtlinie zur Verbesserung der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes der Arbeitnehmer die nationalen Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzurichten, mit dem die von einem jeden Arbeitnehmer geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Die Mitgliedstaaten sind nach dieser Entscheidung verpflichtet, dafür zu sorgen, dass jeder Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System einrichtet, mit dem die geleistete Arbeitszeit eines jeden Arbeitnehmers festgestellt werden kann. Ohne Zeiterfassung ist den Arbeitnehmern die Durchsetzung ihrer Rechte erschwert oder sogar praktisch unmöglich, so der EuGH (NZA 2019, 683 ff.).

Die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnungen soll den Mitarbeitern nicht ermöglichen, leichter ihre Vergütungsansprüche durchzusetzen, sondern soll den Aufsichtsbehörden die Prüfung ermöglichen, ob die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes im jeweiligen Betrieb eingehalten werden. Aus diesem Grund ist davon auszugehen, dass das System der Arbeitszeitaufzeichnungen, so, wie es in § 16 Abs. 2 ArbZG geregelt ist, nicht ausreicht, um den europarechtlichen Vorgaben zu genügen. Wenn der Arbeitgeber nämlich nur verpflichtet ist, Arbeitszeit aufzuzeichnen, soweit diese 8 Stunden/Werktag überschreitet, kann dadurch nicht kontrolliert werden, ob die Ruhezeiten, die der Arbeitnehmer zwischen den einzelnen Schichten einzuhalten hat, beachtet werden, § 5 ArbZG. Dies wird dann zur Folge haben, dass nach europarechtlichen Vorgaben die gesamte Arbeitszeit von Beginn bis zum Ende einschließlich der Pausen zu dokumentieren ist.

b) Form der Arbeitszeitaufzeichnungen

Die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeit trifft den Arbeitgeber. Er kann allerdings die Führung der Arbeitszeitnachweise auch den jeweiligen Arbeitnehmern übertragen, muss dann aber durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherstellen, beispielsweise durch Stichproben, dass die Aufzeichnungen auch tatsächlich korrekt geführt werden.

Eine bestimmte Form für die Aufzeichnungen ist nicht vorgesehen. Geeignet sind Stundenzettel, Stempeluhren und anderes. Nicht ausreichend ist die Aufzeichnung lediglich der wöchentlichen oder monatlichen Gesamtarbeitszeit oder der monatlichen Überstunden. Die Verpflichtung zur Arbeitszeitaufzeichnungen besteht auch bei der sogenannten Vertrauensarbeitszeit.

Eine Dokumentationspflicht besteht nur dann, wenn die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden überschritten wird. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer in einem zweiten Arbeitsverhältnis bei einem anderen Arbeitgeber tätig ist und zusammen mit dem ersten Arbeitsverhältnis die 8-Stunden-Grenze pro Tag überschritten wird. Hier ist der Arbeitnehmer verpflichtet, auf Anforderung dem Arbeitgeber die geleistete Arbeitszeit mitzuteilen.

c) Zweijährige Aufbewahrungsfrist

Sämtliche Nachweise, die der Arbeitgeber nach § 16 ArbZG führen muss, müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Ob der Arbeitgeber die Arbeitszeitaufzeichnungen in Papierform oder in elektronischer Form aufbewahrt, ist in seiner eigenen Entscheidung überlassen.

d) Handlungsempfehlungen

Sofern Arbeitnehmer die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden überschreiten, müssen Arbeitgeber ein System einführen, welches zuverlässig dokumentiert, welche Arbeitszeit konkret geleistet wird. Aus dem Arbeitszeitgesetz selbst folgt bisher nur die Dokumentation der Arbeitszeit, die über 8 Stunden hinausgeht. Solange das Arbeitszeitgesetz die europarechtlichen Vorgaben nicht in nationales Recht umgesetzt hat, ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, auch den Beginn der Arbeitszeiten einschließlich der Pausen aufzuzeichnen. Sobald das Arbeitszeitgesetz auf den Stand des Europarechts gebracht wird, wird sich das jedoch ändern. Wer sich an die jetzigen Vorgaben des Gesetzes nicht hält muss mit Bußgeldzahlungen bis zu 30.000 € rechnen.